7 preguntas claves al mirar un Estado de Resultados:
1. BASE LEGAL
LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO:
“Art. 10.- Deducciones.- En general, con el propósito de determinar la base imponible sujeta a este impuesto, se deducirán los gastos que se efectúen con el propósito de obtener, mantener y mejorar los ingresos de fuente ecuatoriana que no estén exentos. En particular se aplicarán las siguientes deducciones:
6.- Los gastos de viaje y estadía necesarios para la generación del ingreso, que se encuentren debidamente sustentados en comprobantes de venta que cumplan los requisitos establecidos en el reglamento correspondiente. No podrán exceder del tres por ciento (3%) del ingreso gravado del ejercicio; y, en el caso de sociedades nuevas, la deducción será aplicada por la totalidad de estos gastos durante los dos primeros años de operaciones…”
REGLAMENTO LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO:
Art. 21.- Gastos de viaje, hospedaje y alimentación.- No están sujetos al impuesto a la renta los valores que perciban los funcionarios, empleados y trabajadores, de sus empleadores del sector privado, con el fin de cubrir gastos de viaje, hospedaje y alimentación para viajes que deban efectuar por razones inherentes a su función o cargo, dentro o fuera del país y relacionados con la actividad económica de la empresa que asume el gasto; tampoco se sujetan al impuesto a la renta los viáticos que se conceden a los funcionarios y empleados de las instituciones del Estado ni el rancho que perciben los miembros de la Fuerza Pública.
Estos gastos estarán respaldados por la liquidación que presentará el trabajador, funcionario o empleado, acompañado de los comprobantes de venta, cuando proceda, según la legislación ecuatoriana y de los demás países en los que se incurra en este tipo de gastos. Sobre gastos de viaje misceláneos tales como, propinas, pasajes por transportación urbana y tasas, que no superen el 10% del gasto total de viaje, no se requerirá adjuntar a la liquidación los comprobantes de venta.
La liquidación de gastos de viajes deberá incluir como mínimo la siguiente información: nombre del funcionario, empleado o trabajador que viaja; motivo del viaje; período del viaje; concepto de los gastos realizados; número de documento con el que se respalda el gasto; valor del gasto; y, nombre o razón social y número de identificación tributaria del proveedor nacional o del exterior.
En caso de gastos incurridos dentro del país, los comprobantes de venta que los respalden deben cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención.
REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS:
“Art. 10.- Sustento de costos y gastos.- Para sustentar costos y gastos del adquirente de bienes o servicios, a efectos de la determinación y liquidación del impuesto a la renta, se considerarán como comprobantes válidos los determinados en este reglamento, siempre que cumplan con los requisitos establecidos en el mismo y permitan una identificación precisa del adquirente o beneficiario…
Estos comprobantes deberán también ser pre impresos y pre numerados.”
“Art. 4.- Otros documentos autorizados.- Son documentos autorizados, siempre que se identifique, por una parte, al emisor con su razón social o denominación, completa o abreviada, o con sus nombres y apellidos y número de Registro Único de Contribuyentes; por otra, al adquirente o al sujeto al que se le efectúe la retención de impuestos mediante su número de Registro Único de Contribuyentes o cédula de identidad o pasaporte, razón social, denominación; y, además, se haga constar la fecha de emisión y por separado el valor de los tributos que correspondan…”
CIRCULAR SRI No. NAC-DGECCGC13-00005:
“La Administración Tributaria tiene la obligación de emitir los actos normativos necesarios para facilitar el debido cumplimiento y control de las obligaciones tributarias y deberes formales de los sujetos pasivos.
Con base en la normativa constitucional, legal y reglamentaria anteriormente citada, el Servicio de Rentas Internas recuerda a los sujetos pasivos del Impuesto a la Renta, lo siguiente:
1. Para todos los efectos señalados en los artículos 21 y 28 del Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, los gastos de viaje, hospedaje y alimentación efectuados en el exterior deberán estar debidamente respaldados por la liquidación de gastos que presentará el correspondiente trabajador, funcionario o empleado, acompañada de los respectivos comprobantes de venta, válidos conforme la legislación interna del país en el que éstos fueron incurridos.
2. El Servicio de Rentas Internas podrá, de ser el caso, efectuar requerimientos de información a las Administraciones Tributarias de los países en los que se hayan incurrido los gastos, en aplicación de los convenios tributarios suscritos y en actual vigencia en Ecuador, para verificar la validez de los respectivos comprobantes de venta emitidos en el exterior, no obstante, otros medios legales con los que cuente para tal efecto.”
2. CONCLUSIONES Y DATOS ADICIONALES:
• Es importante indicar que las liquidaciones de gastos de viaje son documentos internos que deben estar impresos y enumerados para que tengan validez, además de toda la información detallada en el Reglamento de la Ley Art. 21. Dichos documentos no son sujetos a retención.
• Los rubros que sustenten estos gastos de viaje se refieren únicamente a: hospedaje, alimentación, pasajes aéreos o terrestres, movilización y misceláneos.
• Del total del gasto de viaje sustentados en comprobantes de venta válidos, únicamente el 10% es deducible sin necesidad de presentar comprobantes de venta, son gastos misceláneos que se deben incluir en la correspondiente liquidación de gastos de viaje.
• La empresa debe presentar este formulario de liquidación de gastos de viaje en el ATS respectivo, con el mismo sustento tributario de un comprobante emitido por reembolso de gastos (#41) siempre y cuando se cumpla con todos los requisitos detallados anteriormente.
• Se puede emitir liquidaciones de gastos de viaje únicamente a personas que estén bajo relación de dependencia de la empresa, como identificación se debe utilizar su número de cédula, en ningún caso su número de RUC.
• También son válidas las facturas emitidas en el exterior que sustenten gastos de viaje, siempre y cuando contenga el nombre e identificación del consumidor.
• La falsedad de la información reportada en el formulario de liquidación de gastos de viaje será motivo de las sanciones al trabajador previstas en el Código de Trabajo vigente.
• El trabajador deberá anexar a su formulario de liquidación de gastos de viaje debidamente firmado, los comprobantes originales que sustentan dichos rubros, sin tachones ni enmendaduras y en perfecto estado.
Redactado por: Equipo de Proserint
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